سیستم اطلاعات حسابداری (AIS): ساختار، وظایف، مزایا و کاربردها در کسب‌وکارهای امروزی

سیستم اطلاعات حسابداری (AIS) ابزاری است که داده‌های مالی و تجاری را جمع‌آوری، ذخیره، پردازش و گزارش می‌کند تا مدیران و تصمیم‌گیرندگان بتوانند تصویری دقیق از وضعیت مالی شرکت داشته باشند. این سیستم با ترکیب روش‌های سنتی حسابداری مانند اصول پذیرفته‌شده حسابداری (GAAP) و فناوری اطلاعات مدرن، دقت و سرعت فرآیندهای مالی را افزایش می‌دهد.

AIS شامل اجزایی مانند افراد، رویه‌ها و دستورالعمل‌ها، اسناد مرجع، نرم‌افزار، زیرساخت فناوری اطلاعات و کنترل‌های داخلی است. این سیستم با خودکارسازی فرآیندها، افزایش شفافیت، بهبود تصمیم‌گیری مدیریتی، و کاهش خطاهای انسانی، نقش مهمی در بهینه‌سازی عملکرد مالی دارد.

در محیط‌های مختلف از جمله شرکت‌های تولیدی، سازمان‌های غیرانتفاعی و شرکت‌های ساختمانی، AIS برای کنترل دقیق هزینه‌ها، مدیریت جریان نقدی، و جلوگیری از تقلب به کار می‌رود. در نهایت، پیاده‌سازی سیستم اطلاعات حسابداری گامی ضروری برای هر کسب‌وکار است تا از روش‌های دستی فاصله گرفته و به سمت مدیریت مالی هوشمند و داده‌محور حرکت کند.

سیستم اطلاعات حسابداری بر اساس پنج اصل اساسی زیر عمل می کند : افراد رویه ها و دستورالعمل ها اسناد مرجع (داده های AIS) نرم افزار AIS زیرساخت فناوری اطلاعات کنترل های داخلی

شامل هر کسی میشود که از سیستم اطلاعاتی استفاده می کند. مانند حسابداران، مدیران مالی و سایر مدیران مجموعه، تحلیلگران مالی و حسابرسان. سیستم به بخش های مختلف کمک می-کند تا به طور موثر با هم کار کنند. به عنوان مثال، برای ساده سازی عملیات، مدیریت می تواند اهداف فروش را تعیین کند و سپس کارکنان را در جریان میزان موجودی قابل دسترس برای دستیابی به اهداف می گذارد. فروشندگان می توانند سفارش های مشتریان خود را در سیستم وارد کنند که از یک طرف به حسابداران اطلاع می دهد تا فاکتورها را ارسال کنند و از طرف دیگر به کارکنان انبار می گوید سفارش ها را بسته بندی کنند و همچنین به بخش حمل ونقل می گوید که آن ها را پست کنند.

سیستم اطلاعات حسابداری باید هنگام جمع¬آوری و پردازش داده ها از مجموعه ای از قوانین پیروی کند، در غیر این صورت مغایرت و ناهماهنگی به وجود خواهد آمد. روش های دقیق برای اطمینان از جریان مناسب اطلاعات ضرورری است. هر دو روش دستی و خودکار بخش جدایی-ناپذیر این رویه ها و دستورالعملها هستند. شما باید اسناد مناسبی تهیه کنید که فرآیندهایی را که سیستم اطلاعات حسابداری شما دنبال می کند توضیح دهد. کارمندان خود را برای پیروی از رویه ها آموزش دهید. آموزش¬های مکرر داشته باشید تا کارمندان را به پیروی دقیق دستورالعمل ها عادت دهید. تنها در این صورت است که سیستم اطلاعات حسابداری شما به طور مداوم نتایج دقیقی را تولید خواهد کرد.

سیستم اطلاعات حسابداری دارای یک جزء نرم افزاری است که برای ذخیره، بازیابی، پردازش و تجزیه وتحلیل داده های مالی یک شرکت ضروری است. اگر چه AIS قبلا به صورت دستی بود، امروزه شرکت ها از برنامه های نرم افزاری سفارشی برای رفع نیازهای هر کسب وکاری استفاده می کنند. این نرم افزار تمام داده های مربوطه را پردازش کرده و گزارش های مربوطه را تهیه می کند و برای استفاده در دسترس قرار می دهد. تصمیم گیرندگان می توانند خروجی ها را تجزیه و تحلیل کنند و بر اساس اطلاعات آن تصمیم گیری کنند.

کنترل های داخلی به اقدامات امنیتی مورد استفاده برای محافظت از داده های ذخیره شده در سیستم اشاره دارد، کنترل های داخلی شامل رمزهای عبور و روش¬های تایید بیومتریک مانند اثر انگشت، صدا، تشخیص چهره و اسکن شبکیه چشم می شود. کنترل های داخلی داده¬های حساس را برای کارمندان بدون دسترسی تایید شده، فیلتر می کند و در عین حال به افراد دارای مجوز اجازه دسترسی به پایگاه داده را می دهد. کنترل های داخلی جزء ضروری سیستم اصلاعات حسابداری هستند، زیرا سیستم معمولا حاوی اطلاعات حساس کارکنان و مشتریان مانند کارت های اعتباری و شمار ه های تامین اجتماعی و داده های مالی شرکت است.

یک سیستم اطلاعات حسابداری کارآمد مطمئن می شود که تمام اطلاعات مالی شرکت شما با بالاترین سطح دقت و محرمانه در سیستم ثبت می شود. همچنین کارمندان مربوطه را قادر می سازد در صورت لزوم به این داده¬های حساس دسترسی پیدا کرده و آن ها را بازیابی کنند. تمامی وظایف یک سیستم اطلاعات حسابداری در بخش زیر به تفکیک شرح داده شده است

مزایای سیستم اطلاعات حسابداری ما مزایای استفاده از سیستم اطلاعات حسابداری را در این بخش خلاصه کرده ایم که شامل موارد زیر است: • فرآیند کاری خودکار و ساده • جمع آوری و ذخیره سازی کارآمد اطلاعات مالی • داده های قابل فهم برای استفاده در تصمیم گیری • کنترل داخلی بر کلیه اطلاعات حسابداری • ارتباط بهتر تیم های به هم مرتبط • بهبود تجربه مشتری • جلوگیری از، از دست دادن اطلاعات حساس

سه مثال تجربی سیستم اطلاعات حسابداری اکنون که عناصر و کارکردهای یک سیستم اطلاعات حسابداری را می شناسید، بیایید با مرتبط کردن یادگیری خود با موقعیت های واقعی زندگی به درک عمیق تری از سیستم برسیم. ما سه مثال عملی را اینجا گردآوری کرده ایم تا به شما کمک کنیم تا در مورد کاربرد یک سیستم اطلاعات حسابداری، اطلاعاتی کسب کنید. برای توزیع¬کنندگان: معمولا توزیع کنندگان هنگام معامله با مشتریان خود به شرایط اعتباری بسیار وابسته هستند. به همین دلیل است که آن ها به اطلاعات دقیق در مورد حساب های دریافتنی نیاز دارند. چندین کارمند از بخش های مختلف می توانند به گزارش های حساب های پرداختنی دسترسی داشته باشند تا بتوانند پرداخت های سررسید و معوق را پیگیری کنند. برای شرکت های ساختمانی: یک شرکت ساختمانی چندین پروژه را به طور همزمان اجرا می کند. یک سیستم اطلاعات حسابداری به شرکت کمک می کند تا هزینه ها و پیشرفت پروژه-های خود را پیگیری کند.گزارش هایی درباره هزینه های مصالح صرف شده برای ساختمان، ساعت های کاری کارگران و نرخ تکمیل پروژه و همچنین میزان اعتبار و تاریخ پرداخت وام ها را ردیابی می کند. برای سازمان های غیرانتفاعی: سازمان های غیرانتفاعی امور مالی خود را به روشی متفاوت مدیریت می کنند. آن ها اهداکننده هایی را که به آن¬ها پول می دهند، ردیابی می کنند. این سازمان ها باید صورت های سالانه صندوق را همراه با پرونده های مالیاتی برای اهداکنندگان خود ارسال کنند. این داده ها همچنین به هیات مدیره، اهداکنندگان دائمی و دولت ارائه می شود.

ایجاد گزارش برای مدیریت افرادی از مدیریت مانند مدیران فروش، مدیران تولید، تحلیل گران مالی و سایر رؤسای بخش ها می توانند بر اساس گزارش های تولید شده توسط سیستم تصمیم گیری کنند. مدیران می توانند با استفاده از این گزارش ها عملکرد مالی و موقعیت فعلی شرکت را تجزیه وتحلیل کنند. همچنین می توانند اهداف تجاری قابل دستیابی را در راستای منابع موجود تعیین کنند.

چندین بخش را به هم متصل کنید یک سیستم اطلاعات مدیریت می تواند یک داشبورد مشترک برای چندین بخش ایجاد کند که به هم مرتبط هستند، به عنوان مثال بخش فروش می تواند بودجه فروش خود را برای تیم موجودی بارگذاری کند. سپس تیم موجودی می تواند برای تهیه محصولات یا خرید مواد اقدام کند. سپس بخش حسابداری فاکتورها را تهیه می کند. این اطلاعات برای هر بخش که به آن نیاز داشته باشد در دسترس خواهد بود. کنترل داشته باشید یک سیستم اطلاعات حسابداری با اطلاعات حساس مشتریان، فروشندگان، تامین کنندگان و... سروکار دارد. شما می توانید سطح گردش داده ها را با سیستم اصلاح کنید. همچنین یک سیستم به صاحبان مشاغل کمک می کند تا مشخص کنند چه کسی به چه اندازه ای به داده های مالی شرکت دسترسی داشته باشد. شما کنترل داخلی کاملی بر روی داده های موجود در سراسر سیستم خواهید داشت.

شناسایی فعالیت های متقلبانه از آنجایی که سیستم تمام تراکنش های مالی یک شرکت را ردیابی می کند، می توانید به راحتی هر جریان غیرمجاز و غیرطبیعی پول را شناسایی کنید. این به کسب وکارها اجازه می دهد تا قبل از اینکه خیلی دیر شود، هر گونه اختلاف مبلغ را بررسی کنند.

سخن آخر به طورکلی برای یک شرکت بسیار سودمند است که از حسابداری دستی به حسابداری مبتنی بر سیستم مهاجرت کند. به عنوان مثال، اگر فردی هستید که یک کسب وکار کوچک راه اندازی می کنید یا کسب وکار موجود خود را توسعه می دهید، یک سیستم مبتنی بر نرم افزار که داده های حسابداری شما را نمایش می دهد تا به شما در تصمیم گیری در سطح مدیریتی کمک کند، ابزار فوق العاده مفیدی برای جمع آوری، تجزیه وتحلیل و نمایش اطلاعات است.